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サイボウズLiveを検証中

cybozulive_logo.jpg
プロボノ北海道で使用するコミュニケーションツールとして、
クラウド型グループウェアのサイボウズLiveを検討しているところです。
利用できるサービスを検証し、サイトの開設と各種設定を行って、
参加メンバーを対象にした導入から運用までのマニュアル作成まで
当初3~4日で出来ると踏んでいましたが、ちょっとした壁に当たってます。

サービスの選定条件は、無料で使いやすいものを最優先に考えました。
必要とする機能と、特定の管理者が不要という点でサイボウズLiveに絞りました。

さっそくアカウントを取得し、メインのノートパソコンから管理者としログインし、
予備のネットブックはメンバーとしてのアカウント、
スマートフォンにもメンバーとしてのアカウントをそれぞれ取得して検証を行っています。
その他にも、提供されているマニュアル、導入事例、Q&A集などを参考にして
機能、操作性、画面表示などを、管理者とメンバー、PC、スマホ(ブラウザ版とアプリ版)で、
それぞれ比較しながら検証しています。

用意するマニュアルは、スマートフォンでの利用を想定しています。
少数ではあると思いますが、パソコンは苦手、使えない、
持っていないという方もいらっしゃると思います。
こういった人が、マニュアルだけで誰に頼る事なく使えるようにする事を目指しています。

以上の事を想定して、2台のPCと1台のスマートフォンを使って
様々な状況を想定したシュミレーションを行って、いくつかの懸案事項がでてきました。

まず問題を感じたのは掲示板などの書き込みの編集(訂正)ができない点です。
特にスマートフォンはPCに比べて操作性が劣るので、
うっかり書き込みや、うっかり削除も十分考えられますが、
もしうっかり削除なんかした場合、バックアップデータから復元する事も可能ですが、
残念ながらそのバックアップを取る機能がありませんでした。

ちなみにサイボウズLiveが無料で使えるのは、
1グループあたり300名以下、1グループあたりのデータ量が1GB以下、
それ以上を超えると有料となります。
たしかに無料で至れり尽くせりだったら商売になりませんものね。

ただ仕様を調べていくうちに、様々なAPIが提供されている事がわかりました。
「API」とは、プログラムやサービス間でデータのやりとりを行うために、
内部データの構造や受け渡しの手順などを公開し、利用可能とする機能のことです。

つまり無料で提供されている以外の機能には、料金を支払って利用して下さい、
どうしても無料で使いたい場合は、ご自身でアプリケーションを用意して下さいという事です。
いちおう私も、元SEのはしくれ、作れない事もないですが・・・・。

画面表示に関しては、PC版とスマートフォン版、さらにスマートフォン版は、IPhoneとAndroid、
さらにブラウザ版とアプリ版、さらにさらに管理者用と一般用でも一部画面表示が違っています。

実際に使ってみて画面数が多いのも予想外でした。
画面が小さいスマートフォンでは、誤操作で予期せぬ画面を開いてしまい、
迷子になって目的の画面が呼び出せない事や、似たような画面で勘違い操作も考えられます。
このあたりは共有する機能を絞り込んで、運用ルールを作って対応するしかないでしょう。

プロボノ活動を推進する上で、情報共有ツールは絶対に必要になるので、もうすこし頑張ります。

という事で、私の頭の中のゴミ屋敷状態はしばらく続きそうです。
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ジャンル : コンピュータ

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